Klachten- en privacybeleid

Op deze pagina lees je onder meer hoe we bij SJP omgaan met persoonsgegevens en wat je kunt doen als je niet tevreden bent met de dienstverlening door SJP.

Bij SJP nemen we onze cliënten, deelnemers en vrijwilligers serieus. Daarom:

  • Gaan we zorgvuldig om met je privacy.
  • Houden we jaarlijks tevredenheidsonderzoeken.
  • Bekijken we altijd samen met beroepskrachten en vrijwilligers of de ondersteuning anders of beter had gekund.
  • Kun je een beroep doen op de klachtenregeling als je niet tevreden bent.
  • Zijn er een Cliëntenraad en een Vrijwilligersraad die de belangen van cliënten en vrijwilligers behartigten

Privacy

Waarom leggen we je gegevens vast?
Om kwalitatief goede ondersteuning of hulp te bieden leggen we je persoonsgegevens vast in je digitale dossier. Alleen de medewerkers die direct bij jouw vraag betrokken zijn kunnen dit dossier inzien.

Wat leggen we vast?
We registreren enkele algemene gegevens, zodat we weten wie je bent en hoe we met je in contact kunnen blijven. Daarnaast registreren we alleen dat wat noodzakelijk is om je bij je vraag te kunnen helpen. De medewerker van SJP met wie je contact hebt kan je precies vertellen wat er over jou wordt vastgelegd.

Jouw rechten
Je gegevens worden zorgvuldig bewaard voor een wettelijke termijn van 15 jaar nadat je dossier is afgesloten. Je hebt het recht je dossier te allen tijde in te zien of in kopie mee te nemen. Je kunt ons vragen iets in de gegevens te wijzigen, aan te vullen of je gegevens te vernietigen. Zonder jouw toestemming verstrekken wij in principe geen informatie over jou aan anderen. De gegevens die we per e-mail met of over jou delen worden versleuteld.

Meer weten over privacy?
In het privacyreglement lees je hoe persoonsgegevens worden beschermd. In de bijlage van de privacyregeling kunt je per team nakijken welke gegevens van cliënten worden geregistreerd. En in het document verantwoordingsplicht AVG staat beschreven hoe wij voldoen aan de wetgeving bij verwerking van persoonsgegevens.

SJP heeft een Functionaris Gegevensbescherming die je met al je vragen en opmerkingen over privacy kunt benaderen: functionaris.gegevensbescherming@stichting-pk.nl. 

 

Gedragscode

Regels over gedrag en ethiek van medewerkers van de organisatie staan beschreven in onze gedragscode. Signaleer je een misstand, dan kun je gebruikmaken van de klokkenluidersregeling

 

Als je niet tevreden bent

SJP spant zich in om jou een zo goed mogelijke ondersteuning te bieden. Het kan natuurlijk gebeuren dat je ontevreden bent over de geleverde ondersteuning. Of misschien krijg je geen hulp terwijl je dat wel had verwacht. SJP neemt deze onvrede serieus. We willen graag met jou in gesprek om een oplossing te vinden. Gevoelens van onvrede zien wij als een klacht. Een klacht is in ieder geval een teken voor ons dat iets niet naar wens is gegaan. Een serieus onderzoek van de klacht biedt SJP de kans te leren, fouten te herstellen en verbeteringen door te voeren.

Waar kun je met een klacht terecht?
Indien mogelijk is het in het algemeen het beste om je klacht eerst te bespreken met de betreffende medewerker of met zijn of haar direct leidinggevende. Als dit niet tot een voor jou bevredigende oplossing leidt, dan kun je contact opnemen met de klachtenfunctionaris. Je kunt ook altijd rechtstreeks contact opnemen met de klachtenfunctionaris.

Klachtenfunctionaris
Ben je niet tevreden over iets dat u binnen onze organisatie meemaakt? Dan kun je contact opnemen met onze klachtenfunctionaris Eefje de Gooijer. Zij kan het volgende voor je betekenen:

  • Gratis advies over het indienen van een klacht en wat je hierbij kunt verwachten;
  • Bemiddeling bij het zoeken naar een oplossing tussen jou en de organisatie;
  • Je helpen bij het formuleren van de klacht voor de externe Klachtencommissie.

De klachtenfunctionaris is onafhankelijk en heeft een geheimhoudingsplicht: zonder jouw toestemming deelt zij je verhaal niet met anderen. De klachtenfunctionaris is bereikbaar per e-mail en telefoon: klachtenfunctionaris@stichting-pk.nl en 06 – 126 94 038.

Klachtencommissie
De klachtencommissie bestaat uit drie leden en is onafhankelijk van SJP. Een klacht moet schriftelijk worden ingediend, via ambtelijk.secretariaat.kc@stichting-pk.nl. De klacht moet aan een aantal voorwaarden voldoen voor deze in behandeling kan worden genomen. De klachtenfunctionaris kan je daarbij helpen. De klachtencommissie onderzoekt de klacht en vraagt weerwoord van de beklaagde. Onderdeel van de procedure kan een hoorzitting zijn, waar klager en beklaagde hun verhaal kunnen doen. De commissie doet enkele weken na de hoorzitting een uitspraak door middel van een advies aan de bestuurder. De bestuurder laat binnen een week na het advies weten wat zijn oordeel is over het advies en welke maatregelen er eventueel worden genomen.

Hoe lang duurt een klachtenprocedure?
Het is in ieders belang dat een klacht zo snel mogelijk tot een oplossing komt. Maar een zorgvuldige behandeling kost ook tijd. Vanaf het moment van een correcte indiening bij de klachtencommissie moet de beoordeling door de bestuurder binnen 10 weken plaatsvinden. Waar nodig en mogelijk doen we er alles aan om de termijn zo kort mogelijk te houden.

Meer weten?

Stichting SJP

Pieterskerkhof 16
3512 JR Utrecht
Tel.: 030-2361781